Moduł Faktury Zakupu w systemie Symfonia eDokumenty to kompleksowe narzędzie zaprojektowane z myślą o pełnej automatyzacji i optymalizacji procesów związanych z obsługą dokumentów zakupowych – od chwili ich wpłynięcia do przedsiębiorstwa aż do ostatecznego zaksięgowania. W warunkach dynamicznie rozwijających się firm, gdzie ilość dokumentów rośnie lawinowo, tradycyjny, papierowy obieg staje się źródłem kosztownych błędów, opóźnień oraz zatorów decyzyjnych. System Symfonia eDokumenty skutecznie eliminuje te problemy poprzez wdrożenie w pełni zdigitalizowanego, kontrolowanego środowiska pracy.
Pierwszym i najważniejszym krokiem w walce z opóźnieniami jest przyspieszenie etapu rejestracji. Symfonia eDokumenty pozwala na natychmiastowe wprowadzanie faktur do systemu bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Dokumenty, które docierają drogą elektroniczną, mogą być automatycznie pobierane bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Integracja z modułem poczty umożliwia również sprawne procesowanie faktur przesyłanych tradycyjnym e-mailem. Z kolei dla dokumentów papierowych przewidziano możliwość skanowania przy użyciu urządzeń mobilnych oraz generowanie i naklejanie kodów kreskowych, które pozwalają na błyskawiczne odnalezienie i zewidencjonowanie faktury w systemie.
Główną przyczyną powstawania zatorów w firmach jest brak wiedzy o tym, u kogo w danym momencie znajduje się dokument i kto odpowiada za opóźnienie. Elektroniczny obieg faktur w Symfonii eDokumenty rozwiązuje ten problem, dzieląc cały proces na precyzyjnie zdefiniowane, automatyczne etapy:
- Wprowadzanie i rejestracja: Faktura trafia do bazy i zostaje zarejestrowana w odpowiednim dzienniku ewidencyjnym.
- Weryfikacja formalna: Odpowiedzialny pracownik sprawdza poprawność formalną dokumentu.
- Opis merytoryczny i weryfikacja rachunkowa: System umożliwia przypisanie kosztów do właściwych kont, projektów lub linii budżetowych.
- Akceptacja płatności: Przejście dokumentu przez zdefiniowaną mapę akceptacji, aż do zatwierdzenia przez głównego księgowego i zlecenia płatności.
Każdy krok procesu jest monitorowany, a system automatycznie powiadamia użytkowników o oczekujących na nich zadaniach. W razie potrzeby uprawnione osoby mogą elastycznie zmienić ścieżkę procesu, co zapobiega przestojom w przypadku nagłej nieobecności pracowników.
Całość wieńczy system uprawnień, który pozwala na precyzyjne określenie, kto ma prawo wglądu do danych faktur (w tym funkcja faktur poufnych). Po zakończeniu całego procesu dane są bezbłędnie eksportowane do zewnętrznych systemów finansowo-księgowych. Dzięki tym funkcjonalnościom Symfonia eDokumenty zamienia chaotyczny, papierowy obieg w płynny, zautomatyzowany i wolny od zatorów proces biznesowy.